„Wie war nochmal der Ablauf bei Reklamationen?“ „Wo ist die Checkliste für den Wochenabschluss?“ Kalvia-ai Teamwissen ist ein Konzept für einen internen Assistenten, der solche Fragen aus euren eigenen Unterlagen beantwortet.
Worum es geht
Wissen steckt in Köpfen, Ordnern und alten Chats. Neue Kolleginnen fragen die Erfahrenen – die dann ständig unterbrochen werden.
Was der Assistent übernimmt
- Durchsucht eure freigegebenen Anleitungen und Checklisten.
- Antwortet kurz und nennt die Quelle.
- Sagt ehrlich, wenn nichts Passendes vorhanden ist.
- Sammelt unbeantwortete Fragen, damit Unterlagen ergänzt werden.
Beispiel
Das kommt rein
Wie läuft der Kassenabschluss am Samstag?
Das schlägt der Assistent vor
Kassenabschluss Samstag (Quelle: „Checkliste Wochenende“, Abschnitt 2) 1. Z-Bon drucken 2. Bargeld zählen, Differenz notieren 3. Umschlag in den Tresor, Liste unterschreiben 4. Foto vom Z-Bon in den Ordner „Abschluss“ Unklar: Wer bei Differenzen über 20 € informiert wird – bitte ergänzen.
Erfundenes Beispiel.
Was immer bei dir bleibt
- Die Pflege und Freigabe der Unterlagen.
- Personalfragen und vertrauliche Themen.
- Antworten, die neue Regeln schaffen würden.
Was wir zum Start brauchen
- Eure Anleitungen, Checklisten und Abläufe.
- Eine Person, die Inhalte aktuell hält.
- Festlegung, wer Zugriff hat.
Gut zu wissen: Das ist ein Konzept. Funktionen, genutzte Daten, Dienstleister und Preis legen wir vor dem Start schriftlich fest.
Häufige Fragen
Was, wenn die Unterlagen veraltet sind?
Dann gibt der Assistent veraltete Infos weiter. Deshalb gehört eine verantwortliche Person und ein Prüfdatum je Dokument dazu.
Können Kunden das nutzen?
Dieses Konzept ist intern. Für Kundenfragen ist Kalvia-ai Termine bzw. eine eigene Lösung mit Transparenzhinweis gedacht.