„Geht auch Donnerstag?“, „Kann ich verschieben?“, „Habt ihr nächste Woche noch was frei?“ – Terminfragen kommen ständig und unterbrechen jede andere Arbeit. Kalvia-ai Termine ist ein Konzept für einen Assistenten, der solche Nachrichten versteht und dir eine fertige Antwort mit freien Zeiten vorschlägt.
Worum es geht
Wer Termine per Nachricht vergibt, springt zwischen Kalender, Postfach und Telefon hin und her. Dabei passieren Doppelbuchungen, oder Anfragen bleiben bis zum Abend liegen.
Was der Assistent übernimmt
- Erkennt Terminwunsch, Verschiebung oder Absage.
- Gleicht mit den freien Zeiten ab, die du freigibst.
- Schlägt eine Antwort mit zwei bis drei Alternativen vor.
- Trägt nichts selbst ein – du bestätigst.
Beispiel
Das kommt rein
Hi, ich hab am Dienstag um 15 Uhr einen Termin bei euch, schaffe es aber nicht. Geht auch Mittwoch oder Donnerstag Nachmittag?
Das schlägt der Assistent vor
Hallo! Kein Problem, wir verschieben gern. Frei wären Mittwoch um 16:30 Uhr oder Donnerstag um 14:00 Uhr. Was passt dir besser? [Nach Bestätigung: Dienstag 15 Uhr freigeben]
Erfundenes Beispiel.
Was immer bei dir bleibt
- Jede tatsächliche Buchung oder Stornierung.
- Sonderwünsche und Ausnahmen.
- Nachrichten mit Beschwerden.
Was wir zum Start brauchen
- Deinen Kalender (Lesezugriff) oder eine Liste freier Zeiten.
- Regeln: Vorlauf, Pufferzeiten, Stornobedingungen.
- Jemanden, der Vorschläge freigibt.
Gut zu wissen: Das ist ein Konzept. Funktionen, genutzte Daten, Dienstleister und Preis legen wir vor dem Start schriftlich fest.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit meinem Buchungstool?
Viele Tools haben Schnittstellen. Ob und wie wir anbinden, klären wir in der Analyse – starten kannst du auch ohne.
Merken Kundinnen und Kunden, dass KI hilft?
Solange ein Mensch prüft und sendet, schreibst du. Antwortet ein System direkt, muss das erkennbar sein – das planen wir transparent ein.