KI-Assistenten arbeiten mit Informationen – oft auch mit Namen, E-Mail-Adressen oder Nachrichten deiner Kundschaft. Damit gelten die Regeln der DSGVO. Das klingt nach Hürde, ist aber vor allem eine Frage guter Vorbereitung.
1. Welche Daten braucht die Aufgabe wirklich?
Datenminimierung ist ein Grundprinzip. Für eine Terminantwort reichen Vorname und Terminwunsch – die komplette Kundenhistorie braucht es nicht. Je weniger Daten, desto einfacher der Rest.
2. Wo werden die Daten verarbeitet?
Kläre, welcher Dienst die KI-Verarbeitung übernimmt und in welchem Land die Server stehen. Bei Anbietern außerhalb der EU braucht es eine tragfähige Grundlage für die Übermittlung, etwa einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.
3. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Wer personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Prüfe auch, ob der Anbieter deine Daten zum Training eigener Modelle verwenden darf – und schließe das aus, wenn möglich.
4. Wissen deine Kundinnen und Kunden Bescheid?
Ergänze deine Datenschutzerklärung um den Einsatz des Assistenten. Interagieren Menschen direkt mit einem KI-System, sieht die EU-KI-Verordnung vor, dass dies erkennbar ist. Solange ein Mensch die Antwort prüft und sendet, bist du auf der sicheren Seite – trotzdem lohnt Transparenz.
5. Wann werden die Daten gelöscht?
Lege fest, wie lange Eingaben, Entwürfe und Protokolle gespeichert werden. Ein einfaches Löschkonzept („Entwürfe nach 30 Tagen, Anfragen ohne Auftrag nach 6 Monaten“) schafft Klarheit für alle.
Wichtig: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei sensiblen Daten – etwa Gesundheitsdaten – solltest du besonders vorsichtig sein und fachlichen Rat einholen.